1. Fuarın Seçilmesi:

• Hedef kitle ve sektör analizi yapılarak katılınacak fuarların belirlenmesi.
• Fuarın tarihleri, lokasyonu ve katılımcı profili gibi bilgilerin araştırılması.

2. Bütçe Planlaması:

• Fuar katılım bedeli, stand tasarımı, ürün nakliyesi, konaklama ve pazarlama giderleri için bütçe oluşturulması.
• Sponsorluk ve reklam fırsatlarının değerlendirilmesi.

3. Stand Tasarımı ve Ekipman:

• Standın tasarımını belirlemek; dikkat çekici ve işlevsel bir alan oluşturmak.
• Gerekli ekipman ve malzemelerin (broşürler, numuneler, bannerlar vb.) tedarik edilmesi.

4. Eğitim ve Hazırlık:

• Fuar sırasında görev alacak ekip üyelerine genel bilgiler ve prensipler hakkında eğitim verilmesi.
• İletişim stratejilerinin, ürün bilgilerin ve sunum tekniklerinin netleştirilmesi.

5. Tanıtım ve Pazarlama:

• Fuar öncesinde sosyal medya, e-posta ve diğer iletişim araçlarıyla tanıtım yapılması.
• Fuar sırasında verilecek promosyon ürünleri ve hediyeliklerin planlanması.

6. Fuar Günü:

• Standın zamanında kurulması ve gerekli tüm materyallerin hazır bulundurulması.
• Ziyaretçilerle etkili iletişim kurmak ve ürün/hizmet tanıtımlarının yapılması.

7. Ağ Oluşturma:

• Diğer katılımcılar ve potansiyel müşteriler ile bağlantılar kurmak.
• İlgili sektör profesyonelleri ile bilgi alışverişinde bulunmak.

8. Fuar Sonrası Takip:

• Toplanan kartvizitlerin ve iletişim bilgilerin bir veri tabanına aktarılması.
• Potansiyel müşterilerle fuar sonrası iletişime geçmek ve ilgili takip süreçlerini başlatmak.

9. Değerlendirme ve Geri Bildirim:

• Fuar sürecinin ve sonuçlarının analiz edilmesi, güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi.
• Katılımın etkinliği ve ROI (Yatırım Getirisi) üzerinde değerlendirme yapılması.

1. Stand Tasarımı ve Boyutu:
   • Standın boyutu, maliyetin en belirleyici faktörlerinden biridir. Küçük standlar ile büyük standlar arasında maliyet farklılıkları gözle görülür ölçüde fazladır.
   • Stand tasarımına bağlı olarak ihtiyacınız olan malzeme ve işçilik maliyetleri de değişir. Özgün ve etkileyici bir tasarım, daha fazla bütçe gerektirebilir.
2. Malzeme Seçimi:
   • Fuar standlarının inşasında kullanılan malzemeler, maliyeti doğrudan etkilemektedir. Ahşap, metal, plastik gibi farklı malzeme türleri farklı fiyat aralıklarına sahiptir.
   • Özellikle gösterişli ve çekici bir stand için kullanılan malzemelerin kalitesi ve türü, bütçeyi artırabilir.
3. İşçilik ve Kurulum:
   • Stantların kurulumu için profesyonel işçilik hizmeti almak gereklidir. Kurulum ve söküm işlemleri, işçilik maliyetlerini etkileyen önemli unsurlardandır.
   • İşçi sayısı ve çalışma saati, toplam maliyeti belirleyen unsurlar arasındadır.
4. Ekipman ve Teknoloji Kiralama:
   • Standda kullanılacak olan ekranlar, projeksiyon cihazları, aydınlatma sistemleri gibi teknolojik ekipmanların kiralanması da maliyetleri artırır.
   • Ekipman seçimi ve ihtiyaçlar doğrultusunda belirlenen teknoloji düzeyi, bütçeyi etkilemektedir.
5. Sergileme ve Tanıtım Malzemeleri:
   • Broşür, katalog, promosyon malzemeleri gibi tanıtım materyalleri de maliyetlere dahil edilmelidir.
   • Kullanılacak olan grafik tasarımlar ve baskılar, kalite açısından farklılık göstermekte ve böylece fiyatlandırmayı etkileyebilmektedir.
6. Fuar Alanı ve Lokasyon:
   • Fuar alanındaki konum, stand maliyetini etkileyebilir. Merkezi bir yerde gerçekleştirilen fuarlar genellikle daha yüksek maliyetli olabilir.
   • Fuar organizasyonu tarafından belirlenen alan bedeli de hesaba katılmalıdır.
7. Ulaşım ve Lojistik:
   • Stand malzemelerinin fuar alanına taşınması için gerekli olan lojistik hizmetler de maliyetlerin içinde yer almaktadır.
   • Ulaşım giderleri ve depolama alanları, şirketlerin bütçelerini etkileyen unsurlar arasındadır.
8. Sigorta ve Güvenlik:
   • Fuar süresince standınızın sigortalanması gerekebilir. Bu da ilave bir maliyet kalemi oluşturmaktadır.
   • İhtiyaç duyulan güvenlik hizmetleri de toplam maliyetleri artırabilir.